Méthodes de travail : Comment nommer, organiser et stocker ses fichiers ?

Après 3 ans de recherche, je comptabilise plus de 750 copies d’actes état civil. C’est assez peu au regard de mes 1200 ancêtres, car en comptant 3 actes par personne (Naissance, Mariage, Décès), je devrais avoir 3600 fichiers.

Plus généralement, le potentiel d’une généalogie, sur 15 générations, est d’un peu moins de 100 000 fichiers.

Tous ces chiffres sont importants et il est donc nécessaire d’organiser correctement ses fichiers. L’objectif recherché est de pouvoir les retrouver rapidement en exploitant au mieux les capacités du moteur de recherche de son système d’exploitation (Windows, Mac OS X, Androïd etc…).

Sensibilisé aux méthodes d’organisation de travail via mon ancien métier de formateur, voici le détail de celle que j’ai mis en place :

Organigramme des dossiers

Les fichiers de ma généalogie s’organisent de la manière suivante :

1. Au départ, elle se divise en 8 répertoires, 1 par arrière Grand-Parent.
2. Ensuite, les dossiers sont répartis par nom de famille.
3. Puis, pour chaque nom, 7 dossiers sont créés : Naissance, Baptême, Mariage, Décès, Sépulture, Armée et Recensement.
4. Enfin chaque fichier sera nommé dans un format très précis.

Cette structure donne l’organigramme suivant :

• Fichiers Sources
  • Montagne (Nom de famille d’un des 8 bisaïeux)
    • Gobert (Nom de famille d’une lignée)
    • Montagne (Nom de famille d’une lignée)
      • Naissance
        • N-18740121 MONTAGNE Alphonse 000026.jpg
        • N-19040116 MONTAGNE Gabrielle Marie – Soeur de 000013.jpg
      • Baptême
      • Mariage
      • Décès
        • D-18800621 MONTAGNE Henri 000052.jpg
        • D-18880211 MONTAGNE Pierre François 000104.jpg
        • D-18600429 MONTAGNE Pierre Louis Joseph 000210.jpg
      • Sépulture
      • Armée
      • Recensement

Nom du Fichier

Mes fichiers d’acte d’état civil sont nommés de deux manières, selon qu’il s’agit :

1. D’un ancêtre direct, avec un N° de Sosa. Exemple : D-18880211 MONTAGNE Zélia 000105
2. D’une personne secondaire comme un frère, une sœur ou autre, sans N° de Sosa : Exemple : N-19040116 MONTAGNE Gabrielle Marie – Soeur de 000013.jpg

Le nom est composé de 4 éléments :

1. Lettre d’identification, elle correspond à la liste des dossiers cités plus haut et permet de connaitre la nature d’un document sans devoir l’ouvrir : N (naissance), B (baptême), M (mariage), D (décès), S (sépulture), A (armée), R (recensement).
2. Date de l’acte. Elle est écrit dans le Format AAAAMMJJ. Ce format d’écriture est le seul moyen d’avoir un classement chronologique automatisé.
3. Nom et Prénoms de l’ancêtre.
4. N° Sosa. Dans le cas d’un frère, d’une sœur ou autre (qui ne possède pas de N° sosa) un texte explicatif comme « Frère de » ou « Divers » est ajouté. Ce numéro est très important afin de pouvoir ensuite trier ses fichiers par ancêtre.

Outils de Tri

Cette méthode pour nommer les fichiers nous apporte deux outils de tri supplémentaires très performants :

Numéro de sosa

En lançant une recherche dans le dossier racine « fichiers sources » avec un numéro de sosa, on obtient immédiatement tous les documents d’un ancêtre y compris ceux des frères et sœurs qui y sont rattachés Voir la copie d’écran ci dessous :

Chronologie des fichiers

Le numéro de Sosa d’un père est toujours le double de celui du fils. Cette caractéristique nous permet de vérifier très rapidement si nous possédons l’ensemble des actes d’une lignée.
Dans l’exemple ci-dessous, les numéros de Sosa (000104, 000208, 000416) sont tous des multiples de 2 du précédent. Il est très facile de voir qu’il ne manque pas d’acte de décès dans cette lignée :

* D-18800621 MONTAGNE Henri 000052
* D-18880211 MONTAGNE Pierre François 000104
* D-18600429 MONTAGNE Pierre Louis Joseph 000208
* D-18400821 MONTAGNE Pierre Henri Joseph 000416

Sauvegarde

Un ordinateur peu subir des pannes de toutes sortes, matérielles, logicielles ou virales. C’est donc un outil très peu fiable. Or, il est primordial de pérenniser votre archivage et vous devez respecter deux règles de bases:

Première règle :
Il ne faut jamais stocker ses fichiers de travail directement sur un ordinateur mais sur un disque dur externe, y compris les répertoires des logiciels. Heredis, par exemple, fonctionne très bien avec un répertoire déporté sur un disque externe. Le plus simple sera un disque avec une connexion USB2 ou 3 plutôt qu’un disque réseau qui pourrait ralentir votre travail.

Deuxième règle :
Il faut mettre en place des sauvegardes automatisées. Un logiciel comme Syncbackfree permettra de faire ce travail. Il en existe beaucoup d’autre mais celui-ci est en français et facile d’utilisation. Il vous permettra de programmer des sauvegardes automatisées en tache de fond et selon une périodicité choisie.

Vous remarquerez que je recommande de faire une sauvegarde d’un disque externe vers un ordinateur et non l’inverse comme c’est souvent préconisé. La raison est simple. En cas de panne, le disque externe sera toujours à jour des dernières modifications et sera immédiatement exploitable par un autre ordinateur.
Ce ne sera pas le cas d’une sauvegarde car il manquera toujours les tous derniers fichiers, cette solution n’est donc pas totalement sûre.

Jean-Claude

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Sources : 
- Syncbackfree : http://www.2brightsparks.com/download-syncbackfree.html