Evernote : Un outil gratuit réellement incontournable pour le généalogiste
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Voila 8 mois que j’utilise Evernote et aujourd’hui encore, je me demande comment je pouvais faire avant.
Mes Anciennes méthodes
J’ai commencé ma généalogie en mars 2013 et rapidement s’est posé le problème du stockage des diverses informations trouvées. Pendant 3 ans, j’ai cherché la meilleure méthode. J’ai tout essayé, le carnet de notes, Excel, Word, le Bloc-note et bien d’autres méthodes. J’avais fini par intégrer le résultat de mes recherches dans Hérédis, le logiciel de Généalogie que j’utilise. C’était la meilleure solution que j’avais trouvé. Pour chaque ancêtre, je créais dans la rubrique « Evènement » une ligne intitulée « Notes sur recherche » puis j’y inscrivais le résultat des investigations.
Mais au final, vu la masse d’informations trouvées, je retombais toujours sur la même problématique :
- Comment se souvenir des notes que l’on a pris ?
- Comment les retrouver ?
- Comment éviter de faire deux fois les mêmes recherches ?
Mes notes dormaient dans un calepin ou dans un fichier. Elle ne me servaient à rien. De plus, si un élément intéressait plusieurs ancêtres, comment faire ? Il aurait fallu que je crée un index, mon problème était donc pratiquement insoluble.
Découverte d’Evernote
Et puis j’ai essayé Evernote. Ce puissant logiciel a réglé tous mes problèmes et m’a donné un réel confort de travail. Il est devenu l’élément central de ma généalogie, une vrai plate forme de travail.
Schéma N°1 – Mon interface Evernote – Double cliquez sur l’image pour l’agrandir
Evernote permet de créer des notes pouvant intégrer des textes, des tableaux, des liens, des photos ,des Pdf et bien plus encore.
– Une famille de notes peut être rassemblée dans un carnet.
– Une famille de carnets peut être rassemblée dans une « Pile », terme utilisé par Evernote pour nommer un ensemble de carnets.
– Enfin, chaque note peut disposer de plusieurs mots clé, cette dernière fonction étant le point fondamental du système.
La capacité générale est de 250 carnets, 100 000 notes et 100 étiquettes par notes.
Je peux donc faire une note par ancêtre sur 16 générations, chacune rassemblant tout l’historique d’une recherche. L’intégration des divers liens dans ce document permettra d’accéder :
- Aux dossiers ou fichiers stockés en local ou sur le Cloud.
- Aux pages des divers registres situées sur le net.
- A des sites web.
- Aux autres notes du logiciel, c’est à dire en lien avec un autre ancêtre.
- Aux diverses photos.
- Aux Pdf.
- Etc.
Le schéma N°2 montre la puissance de la plate forme. Au centre, se trouve le tableau de recherche classé par ville. Sur chaque ligne j’ai inscris la référence du registre sur lequel j’ai travaillé, un lien vers le dossier local qui contient la copie des actes trouvés et un lien vers les archives départementales
Mon Organisation
Voici quelques exemples de notes que j’ai mis en place:
- Un document de recherche sur un ancêtre contenant avec les liens menant à toutes les ressources dispersées sur le web ou sur le disque dur local.
- La même chose pour un patronyme si la masse d’informations de cette lignée n’est pas importante.
- Un historique de recherche sur un département. Un tableau par ville ou village me permet de lister tous les registres consultés avec un lien vers le dossier contenant tous les actes trouvés. (voir schéma N°2 ci dessus)
- Les lignes de vie par ancêtre reprenant tous les événements qui ont eu lieu durant sa vie.
- Une « Pile » de Carnet pour chacun des patronyme de mes 8 arrière-grands parents. Cette méthode me permet de diviser par 8 ma généalogie.
- Chaque pile contient un carnet par patronyme de cette lignée.
- Chaque carnet contient des notes sur chacun des ancêtres comme expliqué plus haut.
- La liste des sites web que j’utilise. J’effectue des copies de pages complètes avec l’outil Web Clipper. Tous les liens de la page sont actifs et peuvent être utilisés.
- Un carnet « Mail » dans lequel sont copiés tous les courriers échangés.
- Un Carnet « Presse » dans lequel sont répertoriés toutes les versions numériques de la Revue Française de Généalogie ainsi que divers articles.
- Une pile de carnets dans laquelle je stocke toutes les données générales. (Histoire, Traduction, Technique, Forum etc)
- Une pile de carnets » Etats civils » dans laquelle je stocke des copies d’actes secondaire nécessitant un commentaire particulier.
- Une pile de carnets pour la préparation de mes articles pour mon blog.
Les étiquettes
Les étiquettes sont le point essentiel de tout ce système. Pour que l’outil de recherche soit performant et que l’information soit immédiatement disponible, il faut mettre en place un minimum de quatre étiquettes par note. Par exemple, pour un acte notarial qui retrace la vente de biens, les étiquettes peuvent être : Notarial – Vente de bien – Patronyme 1 – Patronyme 2 – XVIII ème siècle – Lille – Archives du Nord.
Il est primordial de prendre le temps de renseigner ces étiquettes. La Plate forme est alors indexée, l’outil devient d’une efficacité redoutable.
Aujourd’hui
Je travaille maintenant sur 3 logiciels. Evernote, Hérédis et Word-Press.
- Evernote est l’élément central. Il reçoit toutes les informations que je récolte au fil de mes recherches, qu’elles soient avérées ou non.
- Heredis reçoit les informations vérifiés et incontestables.
- Word-Press reçoit mes articles et gère mon blog sur mon serveur.
Vous le voyez, en huit mois, ma plate-forme est déjà importante. Elle comprend 10 Piles de carnets, 41 carnets, 294 notes et 71 Étiquettes.
La version gratuite me convient parfaitement. Avec 250 carnets possibles, la capacité est inférieure à ma base Heredis qui en comporte 300. Mais beaucoup de ces noms de famille ne représentent qu’une personne et ne justifieront pas la création d’un carnet. Avec 100 000 notes, le logiciel peut stocker la totalité des mes ancêtres sur 17 générations. J’ai beaucoup de marge car ma base Héredis ne compte actuellement que 1200 personnes et environ 300 noms de famille.
Les points négatifs
Tout n’étant pas parfait, le logiciel me pose un problème « sérieux » lié à la perte malencontreuse de données. Deux situations peuvent provoquer des dégâts irréversibles :
- * Une erreur de frappe sur le clavier qui n’a pas été immédiatement annulé par Ctrl + Z (un texte surligné et effacé)
- Parfois un conflit sur deux copies d’une même note peut se produire lorsque, comme moi, on utilise deux postes, un portable et une station. Si une note est modifiée avant que la synchronisation n’ai été effectuée, il y a conflit entre les deux versions (1 version par PC) et souvent perte de données.
Pour éviter ce problème, Evernote propose l’option Premium, une version payante qui propose un historique de saisie de la note. Pour ma part, j’ai trouvé une autre solution. Une fois que j’ai travaillé sur une note importante, avant de fermer l’application, je crée une copie.
Jean-Claude
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