Méthodes de travail : Comment nommer, organiser et stocker ses fichiers ?

Après 3 ans de recherche, je comptabilise plus de 750 copies d’actes état civil. C’est assez peu au regard de mes 1200 ancêtres, car en comptant 3 actes par personne (Naissance, Mariage, Décès), je devrais avoir 3600 fichiers.

Plus généralement, le potentiel d’une généalogie, sur 15 générations, est d’un peu moins de 100 000 fichiers.

Tous ces chiffres sont importants et il est donc nécessaire d’organiser correctement ses fichiers. L’objectif recherché est de pouvoir les retrouver rapidement en exploitant au mieux les capacités du moteur de recherche de son système d’exploitation (Windows, Mac OS X, Androïd etc…).

Sensibilisé aux méthodes d’organisation de travail via mon ancien métier de formateur, voici le détail de celle que j’ai mis en place :

Organigramme des dossiers

Les fichiers de ma généalogie s’organisent de la manière suivante :

  1. Au départ, elle se divise en 8 répertoires, 1 par arrière Grand-Parent.
  2. Ensuite, les dossiers sont répartis par nom de famille.
  3. Puis, pour chaque nom, 7 dossiers sont créés : Naissance, Baptême, Mariage, Décès, Sépulture, Armée et Recensement.
  4. Enfin chaque fichier sera nommé dans un format très précis.

Cette structure donne l’organigramme suivant :

  • Fichiers Sources
    • Montagne (Nom de famille d’un des 8 bisaïeux)
      • Gobert (Nom de famille d’une lignée)
      • Montagne (Nom de famille d’une lignée)
        • Naissance
          • N-18740121 MONTAGNE Alphonse 000026.jpg
          • N-19040116 MONTAGNE Gabrielle Marie – Soeur de 000013.jpg
        • Baptême
        • Mariage
        • Décès
          • D-18800621 MONTAGNE Henri 000052.jpg
          • D-18880211 MONTAGNE Pierre François 000104.jpg
          • D-18600429 MONTAGNE Pierre Louis Joseph 000210.jpg
        • Sépulture
        • Armée
        • Recensement

Nom du Fichier

Mes fichiers d’acte d’état civil sont nommés de deux manières, selon qu’il s’agit :

  1. D’un ancêtre direct, avec un N° de Sosa. Exemple : D-18880211 MONTAGNE Zélia 000105
  2. D’une personne secondaire comme un frère, une sœur ou autre, sans N° de Sosa : Exemple : N-19040116 MONTAGNE Gabrielle Marie – Soeur de 000013.jpg

Le nom est composé de 4 éléments :

  1. nom de fichier généLettre d’identification, elle correspond à la liste des dossiers cités plus haut et permet de connaitre la nature d’un document sans devoir l’ouvrir : N (naissance), B (baptême), M (mariage), D (décès), S (sépulture), A (armée), R (recensement).
  2. Date de l’acte. Elle est écrit dans le Format AAAAMMJJ. Ce format d’écriture est le seul moyen d’avoir un classement chronologique automatisé.
  3. Nom et Prénoms de l’ancêtre.
  4. N° Sosa. Dans le cas d’un frère, d’une sœur ou autre (qui ne possède pas de N° sosa) un texte explicatif comme « Frère de » ou « Divers » est ajouté. Ce numéro est très important afin de pouvoir ensuite trier ses fichiers par ancêtre.

Outils de Tri

Cette méthode pour nommer les fichiers nous apporte deux outils de tri supplémentaires très performants :

Numéro de sosa

En lançant une recherche dans le dossier racine « fichiers sources » avec un numéro de sosa, on obtient immédiatement tous les documents d’un ancêtre y compris ceux des frères et sœurs qui y sont rattachés Voir la copie d’écran ci dessous :

Recherche par sosa
Chronologie des fichiers

Le numéro de Sosa d’un père est toujours le double de celui du fils. Cette caractéristique nous permet de vérifier très rapidement si nous possédons l’ensemble des actes d’une lignée.
Dans l’exemple ci-dessous, les numéros de Sosa (000104, 000208, 000416) sont tous des multiples de 2 du précédent. Il est très facile de voir qu’il ne manque pas d’acte de décès dans cette lignée :

* D-18800621 MONTAGNE Henri 000052
* D-18880211 MONTAGNE Pierre François 000104
* D-18600429 MONTAGNE Pierre Louis Joseph 000208
* D-18400821 MONTAGNE Pierre Henri Joseph 000416

Sauvegarde

Un ordinateur peu subir des pannes de toutes sortes, matérielles, logicielles ou virales. C’est donc un outil très peu fiable. Or, il est primordial de pérenniser votre archivage et vous devez respecter deux règles de bases:

Première règle :
Il ne faut jamais stocker ses fichiers de travail directement sur un ordinateur mais sur un disque dur externe, y compris les répertoires des logiciels. Heredis, par exemple, fonctionne très bien avec un répertoire déporté sur un disque externe. Le plus simple sera un disque avec une connexion USB2 ou 3 plutôt qu’un disque réseau qui pourrait ralentir votre travail.

Deuxième règle :
Il faut mettre en place des sauvegardes automatisées. Un logiciel comme Syncbackfree permettra de faire ce travail. Il en existe beaucoup d’autre mais celui-ci est en français et facile d’utilisation. Il vous permettra de programmer des sauvegardes automatisées en tache de fond et selon une périodicité choisie.

Vous remarquerez que je recommande de faire une sauvegarde d’un disque externe vers un ordinateur et non l’inverse comme c’est souvent préconisé. La raison est simple. En cas de panne, le disque externe sera toujours à jour des dernières modifications et sera immédiatement exploitable par un autre ordinateur.
Ce ne sera pas le cas d’une sauvegarde car il manquera toujours les tous derniers fichiers, cette solution n’est donc pas totalement sûre.

Jean-Claude

Copyright - Mai 2016 -
Reproduction des textes et des photos interdites sans l'autorisation de l'auteur

Sources : 
- Syncbackfree : http://www.2brightsparks.com/download-syncbackfree.html

Retour d’expérience : La ligne de vie, une autre vision de la généalogie.

Ligne de vie d’un nom de famille

Voila 3 ans que je fais des recherches généalogiques. Aujourd’hui mon logiciel contient 1200 ancêtres sur environ 13 générations. Durant cette période, toutes les résultats ont été reportés sur mon logiciel car il permettait ensuite de réaliser mon arbre généalogique. Mais très vite, j’ai rencontré des difficultés dans mes investigations. Elles étaient dues à une absence de vision générale de la situation et par voie de conséquence un manque d’indices pour continuer mes recherches. Il me manquait donc un document m’apportant une synthèse des résultats, me permettant de croiser les informations des ancêtres vivant au même moment.

La solution est arrivée avec la ligne de vie. Un document qui s’applique en général à la vie d’une personne seule ou d’un couple. Elle permet de placer les grandes dates de la vie, de la naissance au décès, en intégrant les domiciles, les professions et tout autre événement important. Partant de ce principe,  j’ai créé un document non pas pour une personne ou un couple mais pour l’ensemble d’un patronyme en y inscrivant tous les ancêtres d’un même nom de famille. Ce document présente un gros avantage : pour chaque situation, il permet d’avoir une vue instantanée sur l’âge des ancêtres car chacun d’entre eux dispose d’une colonne avec son âge. Le tableau met alors en évidence de nouveaux indices et ouvre de nouvelles pistes de recherche.

Ce document se réalise sur un tableur comme Excel. Il est conçu sur les principes suivants :

  • Le document est la liste d’ascendants pour un seul nom de famille, ici la famille Montagne. C’est la raison pour laquelle vous n’y trouverez que des prénoms. (Colonne 4 ).
  • Chaque ancêtre bénéficie d’une couleur précise. Cette couleur apparaît dès sa naissance, dans la colonne événement (colonne n°5). Point important, chaque ancêtre dispose d’une colonne spéciale pour le calcul de son âge.
  • Quelques événements historiques, locaux ou nationaux, sont ajoutés pour situer la vie de la famille dans le temps. (Bandeau Bleu).
Ldv

Ligne de vie : L’histoire d’un nom de famille (cliquez sur l’image pour l’agrandir)

Explication des colonnes

– Il y a : Permet de calculer automatiquement le nombre d’années depuis aujourd’hui.
– Année : Année de l’événement.
– Jour : Jour et mois de l’événement.
– Prénom : Prénom de l’ancêtre. Le nom n’est pas cité, celui-ci étant toujours le même. (ici Montagne)
– Événement : Événement, celui-ci pouvant être une naissance, un mariage, un décès, un domicile, un départ pour le service militaire ou la guerre, etc.
– Nomb. Enfants : Nombre d’enfants que la personne a eu, y compris durant plusieurs mariages. Le chiffre en gras correspond à la dernière naissance et comptabilise le nombre total d’enfants.
– Profession : Profession qui est notée dans les actes. Celle-ci peut évoluer dans le temps.
– Ville : Ville où s’est produit l’événement.
– Sce : Source du document ayant permit d’inscrire l’événement dans le tableau. Explication des abréviations :

-F : Document familial (livret de famille ou autre).
-M: Document Militaire.
-EC : Etat civil.
-TD : Table décennale.
-?? : Aucun document ou introuvable.

– Génération N° : Cette colonne répertorie,pour chaque événement, tous les ancêtres avec leurs âges . Le numéro situé au dessus du prénom correspond à la génération au départ de l’ancêtre racine.
– Observation : Cette colonne est importante car elle permet d’inscrire des détails importants, comme les adresses ou les noms et prénoms des conjoints.

Ce même document me sert ensuite à mettre à jour mon logiciel de généalogie.

Jean-Claude

Vous pouvez télécharger – ici – un modèle de fichier Excel.

 

Copyright - Mai 2016 -
Reproduction des textes et des photos interdites sans l'autorisation de l'auteur

Sources : 
- Archives familiales
- Archives départementales du Nord : site 
- Archives Lilloises : site

 

Guerre 14-18 : Carnet de Poilu – Page 34 -35

Carnet tenu par Delesalle G., lors de la guerre 14-18.
page 34 et 35 sur 40

 Lien vers les pages 32 et 33  –  Lien vers les pages 36 et 37.

page 34-35

Lien vers les pages 32 et 33  –  Lien vers les pages 36 et 37.

Page 34(gauche)Page 35 (droite)
Souvent des blessés nous sont
amenés. Le 16 juin 1917 un bombardement
d'obus de gros calibre détruit presque
complètement le village. Une cinquantaine
d'hommes sont enterrés vivants
sous les éboulements des grottes.Le
spectacle est horrible, un gros bloc se
détache et vient briser mon lit. Un
obus éclate sur la crête de notre
abri. C'est un miracle si nous ne
sommes pas engloutis. Les bombardements
se succèdent à intervalle de quelques
heures. Comment sortiront-nous de
cet enfer.
Le 28, nous quittons Cuissy pour
coucher à Barbonval. Le 30, nous
prenons les autos à Tirnes pour
Ercheux ou le régiment doit se
reposer. Le 6 juillet 1917, je suis
désigné pour suivre un cour
de chef de section à Limère
au dépôt divisionnaire. Le 15,
je fais mouvement avec le dépôt
pour Baulieu, le 16 à Callouël.
Le cour se termine le 21 juillet.
Le 22, je me dirige sur Noyon
pour rejoindre le régiment
que je rencontre en route
se dirigeant à Montescourt prés
de Chaumy. Le commandant
m'adjoint à lui au cantonnement.
Nous y sommes très bien.
Le 3 Août, le pars en permission
à Eu. et rentre le 15, toujours
sans nouvelles de ma famille
ce qui me donne xxx
juste le cafard

Lien vers les pages 32 et 33  –  Lien vers les pages 36 et 37.

Copyright - Mars 2016 -
Reproduction des textes et des photos interdites sans l'autorisation de l'auteur

Sources : Archives familiales